B-Visum: Spesen und Reisekosten

Erstattung von Verpflegungsmehraufwand möglich?

Welche Kostenerstattungen sind mit dem B-Visum möglich? Welche Kostenerstattungen sind mit dem B-Visum möglich?
07-06-2016

Seit der Einführung der ESTA-Verschärfungen müssen zahlreiche Geschäftsreisende auf ein B-1 Visum (Business Visitor) zurückgreifen, um legal in die USA einreisen und sich dort aufhalten zu dürfen. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage nach B-Visumabwicklungen erreichen uns vermehrt Fragen nach der Erstattung von Reisekosten. An dieser Stelle möchten wir uns daher den Besonderheiten bei der Spesenabrechnung von Geschäftsreisenden in die USA widmen.

Die meisten USA-Reisenden im Besitz eines B-1 Besuchervisums wissen, dass eine Arbeitsaufnahme in den USA über ein B-1 Business Visitor Visum nicht möglich ist und somit auch keine Gehaltszahlung oder Bezahlung in anderer Form erlaubt ist. Im Übrigen handelt es sich hierbei um eine grundlegende Voraussetzung für die Bewilligung eines B-1 Visums: Als B-Visuminhaber darf kein Gehalt oder Einkommen von einer US-Firma bzw. US-Institution bezogen werden!

Wie verhält es sich jedoch mit der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand in Form von Spesen bzw. Reisekosten? Darf ein B-1 Visuminhaber aus den USA Beträge erhalten, die nicht unter regulärer Bezahlung oder Gehalt laufen? Hierzu gibt es eine eindeutige Aussage seitens der US-Behörden. Laut dem Foreign Affairs Manual (FAM) des U.S. State Departments dürfen ausländische Personen mit einem B-1 Visum bestimmte Beträge, d. h. Spesen oder Reisekosten, von einer US-Quelle erstattet bzw. bezahlt bekommen (siehe 9 FAM 402.2-5(F)(1) "Incidental Expenses or Remuneration"). Darunter fallen z. B. tatsächliche Fahrtkosten, Hotelkosten oder Ausgaben für Speisen. Im Wesentlichen also kleinere Beträge, die sich zwangsläufig aus dem Aufenthalt bei der US-Institution oder amerikanischen Firma ergeben. Die Spesen oder Reisekosten müssen sich zudem in einem normalen, angemessenen Kostenrahmen bewegen.


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