Firmenkontrollen nun auch bei J-1 Visum Gastunternehmen

Wir berichteten bereits im Januar dieses Jahres über den Zuwachs an unangemeldeten Firmenkontrollen bei L-1 "New Office"-Visaanträgen. In den kommenden Wochen werden sich solche Kontrollen nun auch auf Firmen, die J-1 Visuminhaber beschäftigen, ausweiten. Die Kontrollen betreffen folglich Unternehmen, die J-1 Praktikanten entweder als "Intern" oder "Trainee" bei sich aufgenommen haben.

Jedes Gastunternehmen in den USA sollte sich auf mögliche Kontrollen optimal vorbereiten. Nachfolgend möchten wir Sie auf einige wichtige Punkte aufmerksam machen und Ihnen Tipps hinsichtlich Ihres Verhaltens - sowohl als Unternehmen als auch als Praktikant - geben.

Was wird überprüft?
Die US-Firma samt Praktikant(in) sollte immer damit rechnen, dass ein Inspektor unangemeldet vor der Tür stehen könnte und darum bittet, den J-1 Visuminhaber und dessen Vorgesetzten sprechen zu wollen. Zudem wünscht der Inspektor in der Regel Einsicht in den Trainingsplan (Formular DS-7002) und eine Führung durch das Unternehmen. Bei dieser Gelegenheit prüft der Kontrolleur, ob die Praktikantenstelle bzw. die von dem Praktikanten bzw. der Praktikantin ausgeführten Tätigkeiten tatsächlich dem Trainingsplan entsprechen. Darüber hinaus wird der Beamte des US-Außenministeriums (U.S. Department of State, DOS) sicherstellen wollen, dass der J-1 Visuminhaber ausschließlich an einem Training im Gastunternehmen teilnimmt und keiner gewöhnlichen Beschäftigung als "regulärer Arbeitnehmer" des US-Unternehmens nachgeht.

Hintergrund
Die J-1 Kategorie wurde von der US-Regierung als Programm für das gegenseitige Verständnis zwischen den USA und anderen Ländern, z. B. Deutschland, im Rahmen der kulturellen und schulischen Programme geschaffen. Das Praktikum ist demzufolge ausschließlich für den gegenseitigen Austausch initiiert worden und sollte in keinem Fall dazu genutzt werden, US-Arbeitskräfte mit Personen zu ersetzen, die keine amerikanischen Arbeitsgenehmigung bzw. kein US-Arbeitsvisum besitzen.

Ablauf von Firmenkontrollen
Kontrollbesuche variieren zeitlich und können von 15 Minuten bis zu einer Stunde dauern, in Einzelfällen sogar länger. Um einen reibungslosen Ablauf für beide Parteien zu ermöglichen, sollten die Empfangsmitarbeiter über einen potentiell unangemeldeten Besuch informiert sein. Bevor der Kontakt zwischen Kontrolleur und Firma bzw. Praktikant hergestellt wird, sollte sich der Kontrolleur mit seinem Dienstausweis bzw. seiner Visitenkarte ausweisen, damit das US-Unternehmen alle Kontaktinformationen firmenintern hinterlegen kann. Nachdem sichergestellt worden ist, dass es sich um einen legitimen Vertreter der US-Behörden handelt, sollte das amerikanische Gastunternehmen im eigenen Interesse kooperieren. In diesem Zusammenhang sollten z. B. vollständige Dokumente bezüglich der J-1 Visumakte schnell greifbar und vorzeigbar sein. Selbstverständlich sollte immer sichergestellt werden, dass die Kontaktperson, d. h. der firmeninterne Koordinator des Praktikumprogramms an allen Treffen bzw. Gesprächen mit dem Kontrolleur teilnimmt und darauf achtet, dass sich das Gespräch ausschließlich auf die Praktikantenstelle bezieht. Sollte sich das Gespräch seitens des Kontrolleurs in eine andere Richtung bewegen, so ist es angeraten, rechtlichen Beistand zu suchen.