Visumfrage des Monats - DS-160 für Terminvereinbarung benötigt

Wir versuchen aktuell für unsere Mitarbeiterin einen Interviewtermin im US-Konsulat in Berlin zu buchen, stoßen aber auf das Problem, dass das System den Termin blockiert, bis das DS-160 vorab hochgeladen ist. Unsere Mitarbeiterin benötigt noch etwa zusätzliche Zeit, das Formular auszufüllen, es sind aber nur noch wenige Termine verfügbar. Gibt es hier eine schnellere Lösung?

Die US-Behörden haben den Ablauf im Visumverfahren zuletzt stärker standardisiert. Eine zentrale Anpassung ist die Pflicht, das DS-160-Formular vollständig einzureichen, bevor ein Interviewtermin gebucht werden kann. Diese Regel betrifft insbesondere Antragstellende für Nicht-Einwanderungsvisa, etwa für Geschäfts-, Besuchs- oder Studienaufenthalte.

In der Vergangenheit war der Ablauf in vielen Fällen flexibler: Zunächst konnte ein Termin gesichert werden, während das Formular anschließend vervollständigt wurde. Inzwischen verlangen viele US-Auslandsvertretungen, dass das DS-160 bereits vorliegt, bevor eine Terminbuchung möglich ist. In den gängigen Terminportalen wird die Buchung daher häufig erst freigeschaltet, wenn ein gültiger DS-160-Barcode hinterlegt ist. Ohne eingereichtes Formular kann kein Interviewtermin vereinbart werden.

Zudem gilt in zahlreichen Fällen eine zeitliche Vorlaufregel. Das DS-160 muss häufig mindestens 48 Stunden vor dem Interviewtermin im System vorhanden sein, damit konsularische Mitarbeitende die Angaben vorab prüfen können. Ziel dieser organisatorischen Anpassung ist es, die Abläufe vor Ort zu strukturieren, Daten frühzeitig zu überprüfen und den Interviewtermin selbst effizienter zu gestalten. Auch sollen kurzfristige Terminabsagen oder Verzögerungen reduziert werden.

Für Antragstellende bedeutet dies vor allem eine veränderte Reihenfolge im Prozess. Das DS-160 steht nun am Anfang des Verfahrens. Zunächst wird das Formular online über die offizielle Website des US-Außenministeriums ausgefüllt. Dabei werden persönliche Daten, Reiseinformationen und sicherheitsrelevante Angaben abgefragt. Nach dem Ausfüllen wird das Formular elektronisch übermittelt. Anschließend erhalten Antragstellende eine Bestätigungsseite mit einem Barcode, der für die Terminbuchung zwingend erforderlich ist.

Erst wenn diese Bestätigungsnummer im Terminprofil hinterlegt ist, kann ein Interviewtermin ausgewählt werden. Stimmen die Daten nicht überein oder fehlt der Barcode, kann die Terminbuchung nicht abgeschlossen werden. Wird ein Termin ohne korrekt zugeordnetes DS-160 wahrgenommen, kann es vorkommen, dass er nicht durchgeführt wird und neu vereinbart werden muss. Deshalb ist es wichtig, dass das Formular sorgfältig ausgefüllt und rechtzeitig eingereicht wird.

In der praktischen Umsetzung empfiehlt es sich, das DS-160 frühzeitig zu bearbeiten. Während des Ausfüllens wird eine individuelle Application-ID vergeben, die notiert werden sollte, um den Antrag später weiterbearbeiten zu können. Nach dem Absenden sollte die Bestätigungsseite gespeichert oder ausgedruckt werden. Diese dient als Nachweis im weiteren Verfahren und wird beim Interview benötigt.