Visumfrage des Monats - DS-160 für Terminvereinbarung benötigt

Wir versuchen aktuell für unsere Mitarbeiterin einen dringenden Interviewtermin im US-Konsulat in Frankfurt zu buchen, stoßen aber auf das Problem, dass das System eine Terminbuchung blockiert, da das DS-160 noch nicht online übermittelt wurde. Ist diese Handhabung neu? Gibt es hier eine schnellere Lösung?

Die US-Behörden haben den Ablauf im Visumverfahren zuletzt stärker standardisiert. Eine zentrale Anpassung ist die Pflicht, das DS-160 Formular online zu übermitteln, bevor ein Interviewtermin gebucht werden kann. Diese Regel betrifft insbesondere Antragstellende für Nicht-Einwanderungsvisa, etwa für Geschäfts-, Besuchs- oder Studienaufenthalte sowie Arbeitsvisa.

In der Vergangenheit war der Ablauf in vielen Fällen flexibler: Zunächst konnte ein Termin über die jeweiligen Terminprofile der deutschen US-Konsulate gesichert werden, während das Formular DS-160 anschließend noch vervollständigt und online übermittelt werden konnte. Es war möglich, ein DS-160 Online-Formular zunächst zu starten, die Barcodenummer zu erhalten, diese abzuspeichern und basierend darauf die Terminbuchung zu veranlassen. Im Nachgang konnte das durchaus zeitaufwendige Erstellen und Übermitteln des Formulars noch in Ruhe veranlasst werden; dies musste allerdings spätestens bis ca. 2-3 Tage vor dem Termin erfolgen, um keine Terminstornierung zu riskieren. 

Inzwischen verlangen viele US-Konsulate weltweit, so auch die deutschen US-Konsulate, dass das DS-160 bereits zwingend online abgeschickt wurde, bevor eine Terminbuchung möglich ist. In den gängigen Terminportalen weltweit wird die Buchung daher häufig erst freigeschaltet, wenn eine gültige DS-160-Barcodenummer hinterlegt ist. Und zwar von einem bereits übermittelten DS-160 Formular. Wird eine Barcodenummer eines DS-160 im Profil angegeben, welches noch nicht übermittelt wurde, erscheint eine Fehlermeldung. Das System erkennt also automatisch, wenn noch keine Übermittlung erfolgt ist.

Ohne eingereichtes Formular kann also kein Interviewtermin vereinbart werden.

Ziel dieser organisatorischen Anpassung ist es, die Abläufe für die US-Konsulate besser zu strukturieren, Daten der Antragstellenden frühzeitig überprüfen zu können und den Interviewtermin selbst effizienter zu gestalten. Auch sollen kurzfristige Terminabsagen oder Verzögerungen reduziert werden.

Für Antragstellende bedeutet dies vor allem eine veränderte Reihenfolge im Prozess. Das DS-160 muss nun zwingend am Anfang des Verfahrens stehen. Zunächst wird das Formular online über die offizielle Website ausgefüllt. Dabei werden umfangreiche persönliche Daten, Reiseinformationen und sicherheitsrelevante Angaben abgefragt. Nach dem Ausfüllen wird das Formular mit diesen Angaben und einem digitalen Passfoto elektronisch übermittelt. Anschließend erhalten Antragstellende eine Bestätigungsseite mit einer Barcodenummer, die für die Terminbuchung zwingend erforderlich ist.

Erst wenn diese Bestätigungsnummer im Terminprofil hinterlegt ist und die Zahlung der konsularischen Gebühren veranlasst wurde, schaltet sich der Terminkalender im System frei und eine Terminbuchung kann erfolgen. Stimmen die Daten nicht überein oder fehlt die Barcodenummer, kann die Terminbuchung nicht abgeschlossen werden.

Wichtig: Ihre Mitarbeiterin kann den Termin nur dann erfolgreich wahrnehmen, wenn die in der Terminbestätigung angegebene DS-160 Barcodenummer mit dem DS-160 Barcodeblatt übereinstimmt, welches am Tag des Termins vorgelegt wird. Gibt es hier Unstimmigkeiten, muss im Regelfall ein neuer Termin vereinbart werden.

In der praktischen Umsetzung empfiehlt es sich, das DS-160 deshalb frühzeitig zu bearbeiten und zu übermitteln, um zeitnah einen Termin buchen zu können. Nicht alle US-Konsulate weltweit verfahren einheitlich, aber der Großteil der US-Vertretungen ist dazu übergegangen, Terminbuchungen nur noch mit bereits übermittelten US-160 Forms zuzulassen.