I-9 Formular

Employment Eligibility Verification

Alle US-Arbeitgeber müssen bei der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers das elektronische Formular I-9 ausfüllen. Ziel ist es, die Identität und das Vorliegen der Arbeitsgenehmigung von neuen Arbeitnehmern zu prüfen.
Mithilfe dieser "Employment Eligibility Verification" soll illegale Beschäftigung in den Vereinigten Staaten wirksam unterbunden werden. Gleichzeitig soll die Eindämmung illegaler Beschäftigung nicht zur Diskriminierung von Arbeitnehmern führen. Aus diesem Grund muss für alle Mitarbeiter das gleiche I-9 Formular ausgefüllt werden – egal, ob der Arbeitnehmer ein US-Staatsangehöriger ist oder aber eine GreenCard oder einen sonstigen US-Aufenthaltsstatus besitzt.

 

Ausfüllhinweise

Das Formular I-9 besteht aus zwei Teilen:

  1. Teil 1 muss vom Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag ausgefüllt und unterschrieben werden. Besonderheit: Teil 1 kann schon vor Arbeitsbeginn ausgefüllt werden, sofern der Arbeitnehmer das Arbeitsangebot bereits angenommen hat.
  2. Teil 2 muss vom Arbeitgeber innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn ausgefüllt und unterschrieben werden.

1. Arbeitnehmer: Einreichung von Angaben

Der Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet Namen, Anschrift und Geburtsdatum anzugeben, bei E-Mail-Adresse und Telefonnummer handelt es sich um optionale Angaben. Die Angabe der Social Security Number (SSC) ist ebenfalls freiwillig (Ausnahme: Nutzung des E-Verify Online-Systems zur Datenprüfung). Des Weiteren muss der Arbeitnehmer Auskünfte zu seinem Status erteilen, d. h. die US-Behörden erfragen, ob es sich um einen US-Bürger, GreenCard-Inhaber oder Besitzer einer befristeten Arbeitserlaubnis (= Arbeitsvisum) handelt.

2. Arbeitgeber: Prüfung der Identität- und Arbeitserlaubnisdokumente

Bevor der Arbeitgeber Teil 2 ausfüllt, muss er die Originaldokumente des Mitarbeiters prüfen und somit die Identität und das Vorliegen der Arbeitserlaubnis bestätigen. Die erlaubten Dokumente sind wie folgt unterteilt:

  1. Liste A: "Documents that Establish both Identity and Employment Authorization" (z. B. ausländischer Reisepass in Verbindung mit I-94, GreenCard)
  2. Liste B: "Documents that Establish Identity" (z. B. Führerschein, Schülerausweis)
  3. Liste C: "Documents that Establish Employment Authorization" (z. B. Geburtsurkunde)

Arbeitserlaubnis und Identität sind ausreichend nachgewiesen, wenn der Arbeitnehmer entweder

  • ein Dokument aus Liste A oder
  • ein Dokument aus Liste B plus ein Dokument aus Liste C vorlegt.

Die Entscheidung darüber, welche Dokumente vorgelegt werden, obliegt dem Arbeitnehmer.
Beispiel: Ein deutscher Arbeitnehmer mit dem Status "L-1 Intracompany Transferee" legt als Dokument aus Liste A seinen deutschen Pass in Verbindung mit dem I-94 Einreiseformular vor. Diese beiden Dokumente werden als "ein" Dokument betrachtet. Der Arbeitgeber würde dann prüfen, ob:

  • die Dokumente "scheinbar echt" sind,
  • die Dokumente gültig sind,
  • der Name auf den Dokumenten übereinstimmt
  • das I-94 Dokument den L-1 Status bestätigt.

Die US-Einwanderungsbehörde USCIS stellt die aktuelle Version des I-9 Formulars inkl. Anleitung zum Download zur Verfügung.

 

Pflichten

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet das I-9 Formular aufzuheben, solange die Arbeitsbeziehung besteht. Wenn die Arbeitsbeziehung endet, muss das Formular bis drei Jahre nach Einstellungsdatum oder bis ein Jahr nach Entlassung (je nachdem, welches Datum später eintritt) aufgehoben werden. Unter bestimmten Voraussetzung genügt das Vorliegen in elektronischer Form.

Zudem kann ein Nachprüfen ("Reverification") bestimmter Identitäts- und Arbeitserlaubnisdokumente notwendig sein, z. B. vor Ablauf bzw. bei Vorliegen von neuen Dokumenten.

 

Überprüfung durch die US-Behörden

Die US-Regierung hat die Möglichkeit die Angaben im I-9 zu prüfen. Eine Nichteinhaltung der I-9 Bestimmungen kann zivil- oder strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben. Solche Sanktionen sind zudem möglich, wenn eine Diskriminierung oder die Beschäftigung von Mitarbeitern ohne Arbeitsgenehmigung (= illegale Beschäftigung) festgestellt wird.

 

E-Verify System zum schnellen Datenabgleich

Das E-Verify System ist eine Ergänzung zum Formular I-9 und ersetzt dieses nicht. Vielmehr dient es dem Abgleich zwischen Angaben im I-9 Formular und Daten, die von der US-Regierung erfasst wurden.

Die Informationen aus dem Formular I-9 werden zunächst in das E-Verify System übertragen. Anschließend erfolgt ein Abgleich dieser Informationen mit elektronischen Daten des US-Heimatschutzministeriums DHS und der Sozialversicherungsbehörde SSA, um zu prüfen, ob die Angaben zur Identität und Arbeitserlaubnis des jeweiligen neuen Mitarbeiters korrekt sind.

Bestimmte Unternehmen sind dazu verpflichtet E-Verify zu nutzen (z. B. Unternehmen, die Aufträge für die US-Regierung ausführen). Andere Unternehmen benutzen das E-Verify System auf freiwilliger Basis. Um E-Verify zu benutzen, muss ein kostenfreies E-Verify Nutzerkonto angelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass E-Verify ebenfalls Mitarbeitern zur Verfügung steht. Wer beispielweise vor einem Arbeitgeberwechel sichergehen möchte, dass die personenbezogenen E-Verify Daten korrekt sind, kann das sogenannte SelfCheck System nutzen. Bei fehlerhaften Daten, kann eine Korrektur der Daten veranlasst werden.

Auf der offiziellen Webseite der US-Einwanderungsbehörde sind detaillierte I-9 und E-Verify Informationen zu finden.