Visumfrage des Monats - Wesentliche Veränderungen bei E-2 Registrierung

Durch Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe (deutsche GmbH) firmiert unser US-Standort seit Kurzem nicht nur unter einem neuen Namen, sondern hat jetzt auch eine andere Rechtsform (Wechsel von LLC auf Inc.). Wir verfügen über eine noch aktuelle E-2 Registrierung beim US-Generalkonsulat in Frankfurt. Müssen wir hier irgendetwas veranlassen und welche Auswirkungen kann dies ggf. auf die bestehenden E-2 Visa unserer Mitarbeitenden haben?

US-Unternehmen, die über eine E-Registrierung verfügen, sind verpflichtet, wesentliche Veränderungen, sogenannte Material Changes, dem US-Generalkonsulat in Frankfurt am Main mitzuteilen. Darunter fallen beispielsweise

• Änderungen des Firmennamens (Firmierung)
• Änderungen der Adresse und
• Änderungen insbesondere der Unternehmensform bzw. Rechtsform.

Sie sind also als Unternehmen verpflichtet, die Daten aktuell zu halten. Üblicherweise werden diese Veränderungen per E-Mail an die E-Visa Abteilung in Frankfurt/Main kommuniziert. Kleine Veränderungen am US-Standort (z. B. Namensänderung, Umzug) können in der Regel „auf dem kleinen Dienstweg“ vergleichsweise unaufwendig an die E-Fachabteilung des US-Konsulats kommuniziert werden.

Es genügt jedoch nicht, die reine Benennung des Material Changes in der E-Mail. Vielmehr muss anhand von Unternehmensdokumenten dies auch entsprechend belegt werden. Als Nachweise dienen u. a.

• Name Change Certificate
• Certificate of State
• Articles of Incorporation

Insbesondere bei einem Wechsel der Unternehmensform in den USA kann es zu Rückfragen und einer komplexeren Überprüfung von Seiten des US-Konsulats kommen. Weshalb?
Die Basis einer E-Registrierung bildet unter anderem der Nachweis, dass sich das US-Unternehmen mindestens zu 50% in deutscher Hand befindet. Also in Ihrem Fall, der Nachweis, dass der US-Standort mehrheitlich weiterhin von Ihrer deutschen Muttergesellschaft (GmbH) gehalten wird. Ändert sich eine Unternehmensform von einer LLC zu einer Inc. (Aktiengesellschaft), liegt es also an Ihnen, dem US-Konsulat zu belegen, dass die deutsche Mutter immer noch mindestens 50% der Shares (direkt oder indirekt) hält. Welche Belege konkret benötigt werden, muss im individuellen Fall geprüft werden und es ist je nach Unternehmenskonstellation sehr unterschiedlich.

Im Zuge einer solchen Mitteilung, steht es dem US-Generalkonsulat frei, weitere Rückfragen zu stellen, um sicherzustellen, dass das US-Unternehmen auch alle weiteren E-Registrierungszugangsvoraussetzungen erfüllt. So beispielsweise, ob das Mutterunternehmen der US-Gesellschaft weiterhin mehrheitlich in deutscher Hand ist. Überprüft wird hier immer die ultimative Muttergesellschaft. Entscheidend ist nicht, wo sich der Sitz des Unternehmens befindet, sondern die Eigentümerstruktur. So kann das US-Konsulat den Nachweis einfordern, wer die aktuellen Gesellschafter der Mutter-GmbH sind und ob diese weiterhin mehrheitlich aus deutschen Staatsangehörigen bestehen. Bei komplexeren Unternehmensstrukturen kann es zum Teil nicht ganz einfach sein, diesen Nachweis ad hoc zu erbringen.

Liegen dem Konsulat ausreichend Belege vor hinsichtlich der Veränderung, erhalten Sie eine Mitteilung per E-Mail, dass die E-Registrierung in Frankfurt aktualisiert wurde. Ihr US-Standort kann dann also wieder E-2 Visumbeantragungen vornehmen.

Es besteht leider keine einheitliche Vorgehensweise, was die bestehenden, bereits erteilten E-2 Visa für Mitarbeitende angeht. Manche Veränderungen führen dazu, dass alle Mitarbeitenden, die bereits ein E-2 Visum besitzen, neue Visa beantragen müssen (nach erfolgter Ausreise aus den USA und einer dann geplanten Wiedereinreise). Kleine Veränderungen, wie Adresswechsel, haben hingegen kaum Auswirkungen auf bestehende US-Visa. 

Wir empfehlen deshalb, nach einer Aktualisierung der E-Registrierung, immer mit dem Konsulat Rücksprache zu halten, was bestehende E-2 Visuminhabende beachten müssen.