USA-After-Sales-Einsätze: Rechtssicher mit B-1 & ESTA

Aktuelle Medienberichte über strengere Kontrollen an der Grenze als auch großangelegte Razzien bei US-Unternehmen haben die Diskussion um Personaleinsätze – insbesondere im Bereich der After-Sales Aktivitäten - in den USA neu entfacht.

Für Unternehmen bedeutet das: Jetzt kommt es mehr denn je darauf an, Projekte rechtssicher vorzubereiten und die richtigen Nachweise bereitzuhalten.

Die gute Nachricht: After-Sales-Einsätze mit B-1 Visum oder ESTA sind nach wie vor zulässig – solange die Vorgaben eingehalten und die rechtlichen Vorgaben anhand von Unterlagen sorgfältig dokumentiert werden können.
Die schlechte: Unternehmen müssen sich auf strengere Überprüfungen in den US-Konsulaten, an der Grenze oder auch vor Ort einstellen.

After-Sales-Einsätze in den USA: Was ist erlaubt?

Viele Unternehmen, die Maschinen, Anlagen oder technisches Equipment in die USA liefern, müssen Fachpersonal einsetzen, um diese beim Kunden vor Ort aufzubauen, in Betrieb zu nehmen oder das US-Personal zu schulen.

Genau für diese Fälle sieht das US-Einwanderungsrecht die Möglichkeit vor, unter bestimmten Voraussetzungen mit einem B-1 Business Visa oder – je nach Staatsangehörigkeit – auch mit ESTA einzureisen.

Zulässige Tätigkeiten sind u.a.:

Montage und Installation von gelieferten Maschinen oder Anlagen
Inbetriebnahme technischer Systeme
Schulungen des US-Personals beim Kunden vor Ort

Voraussetzungen für den rechtmäßigen Einsatz:

Der Arbeitsvertrag und die Bezahlung verbleiben beim ausländischen Arbeitgeber.
Der Personaleinsatz erfolgt im Auftrag des Unternehmens außerhalb der USA.
Es liegt ein klar definierter After-Sales-Vertrag zwischen dem ausländischen Unternehmen und dem US-Kunden vor, der die Serviceleistungen explizit vorsieht. Diese Verträge müssen bei der US-Visumbeantragung und/oder bei der Einreise auf Verlangen vorgelegt werden.

Nur unter diesen Bedingungen sind die beschriebenen aktiven „hands-on“-Tätigkeiten ausnahmsweise ohne reguläre US-Arbeitsvisa möglich. Diese Bestimmungen gelten seit Jahren und wurden auch von der aktuellen Administration in den Vereinigten Staaten nicht verändert. Gleichwohl stellen wir eine deutlich strengere Überprüfung dieser Konstellationen in zumindest bestimmten US-Konsulate weltweit fest (wie z.B. in Osteuropa).

Herausforderungen in der Praxis

Die größte Schwierigkeit lag und liegt weiterhin häufig im Nachweis der After-Sales-Verträge gegenüber den US-Behörden – sei es bei der Antragstellung im Konsulat, bei der Einreise oder sogar im Rahmen einer Überprüfung durch ICE vor Ort.

Gerade bei internationalen Großprojekten stellen komplexe (globalen) Vertragsketten innerhalb von Konzernstrukturen ein nicht erhebliches Risiko dar:

Für US-Grenz-, ICE- oder Konsularpersonal ist es in der kurzen Prüfsituation oft schwierig, diese Konstrukte vollständig nachzuvollziehen. Je weniger klar und nachvollziehbar die After-Sales-Verträge, je mehr Vertragsparteien involviert sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Behörden auf die Beantragung bzw. Notwendigkeit regulärer US-Arbeitsvisa verweisen. Dies liegt in der Entscheidungsbefugnis der zuständigen Beamtinnen und Beamten.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch weiterhin rechtssicher und reibungslos in die USA einreisen können, empfehlen wir:

Prüfung der Einsatzkonstellation:
Stellen Sie vorab sicher, ob Ihr Projekt die Voraussetzungen für einen After-Sales-Einsatz erfüllt oder ob reguläre Arbeitsvisa erforderlich sind. Wägen Sie die (möglichen) Risiken gut ab, die bei – wie oben beschrieben – umfänglichen Vertragskonstellationen und vielfältigen Vertragsparteien, zu Problemen führen können.
Sorgfältige Dokumentation:
Begleitschreiben des ausländischen Arbeitgebers mit klarer Beschreibung des Einsatzes und kurzer Erläuterung der After-Sales Konstellation.Eventuell ein zusätzliches Einladungsschreiben aus den USA (vom US-Kunden), welches aber keinesfalls das Wording „work“ enthalten sollte, sondern explizit auf die ausschließlichen After-Sales Services abzielt. Diese Schreiben sollten sorgsam geprüft werden.Vertragsunterlagen (vollständig oder in relevanten Auszügen), aus denen die After-Sales-Leistungen hervorgehen. Sensible Informationen können geschwärzt sein, aber es müssen klar die Vertragsparteien, das verkaufte Produkt sowie die mitverkauften After-Sales Service Leistungen hervorgehen. Arbeiten Sie gerne mit Markierungen.
Vorbereitung der Reisenden:
Ein detailliertes Briefing über den Zweck des Einsatzes und die erlaubten Tätigkeiten ist das A und O. Das Personal muss über die individuellen Zugangsvoraussetzungen der After-Sales Tätigkeit informiert sein, um Missverständnisse gegenüber den US-Behörden zu vermeiden.Schulung, wie auf Rückfragen des Grenz- oder Konsularpersonals oder bei Überprüfungen vor Ort souverän geantwortet werden kann.

Absicherung für komplexe Projekte

Bei komplexen Vertragsstrukturen oder längerfristigen Personaleinsätzen reicht der Nachweis eines After-Sales-Vertrags oft nicht aus. Je schwieriger die Vertragskette für die US-Behörden nachvollziehbar ist, desto größer ist das Risiko, dass Beamte/Beamtinnen auf die Beantragung bzw. die Notwendigkeit regulärer US-Arbeitsvisa verweisen.

Eine vollumfängliche rechtliche Absicherung des Personaleinsatzes kann nur durch die Beantragung von klassischen Arbeitsvisa erreicht werden. Hierzu zählen beispielsweise E-1/E-2-Investorenvisa oder L-1- bzw. L-Blanket-Visa.

Diese schaffen Planungssicherheit, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem gültigen Arbeitsvisum ihren Einsatz in den USA unabhängig von der Auslegung der After-Sales-Regeln antreten können.

Allerdings gibt es dabei eine wichtige Einschränkung:

Antragsberechtigt für US-Arbeitsvisa sind ausschließlich US-Unternehmen. Nur ein amerikanischer Standort kann als offizieller Petitioner für den jeweiligen Beneficiary (Mitarbeitende) auftreten. Ausländische Unternehmen ohne US-Niederlassung haben daher keine Möglichkeit, selbst ein Arbeitsvisum für ihr Personal zu beantragen.

Für Unternehmen ohne US-Präsenz bedeutet dies, dass After-Sales Einsätze weiterhin im Rahmen der B-1-/ESTA-Regelungen erfolgen müssen – unter der Voraussetzung einer sauberen Vertragsgestaltung und sorgfältigen Vorbereitung. Unternehmen mit US-Standort hingegen können durch die Beantragung von Arbeitsvisa zusätzliche Planungssicherheit und Schutz vor kurzfristigen Einreiseproblemen oder bei Überprüfungen vor Ort schaffen.

Fazit

Auch wenn die öffentliche Berichterstattung zu verschärften einwanderungsrechtlichen Bedingungen bei vielen Unternehmen verständlicherweise Sorgen hervorruft, gilt:

Die rechtlichen Grundlagen für After-Sales-Einsätze mit B-1/ESTA bestehen unverändert fort.
Probleme entstehen meist durch unzureichende Dokumentation oder fehlende Vorbereitung der Reisenden.

Mit klaren Verträgen, sorgfältiger Vorbereitung und professioneller Begleitung lassen sich die meisten Personaleinsätze weiterhin erfolgreich und rechtssicher umsetzen.
Sollte Ihr Unternehmen regelmäßig Fachpersonal in die USA schicken, unterstützen wir Sie gerne bei der Prüfung, Beantragung und Vorbereitung – damit Ihr Projektteam auch in Zukunft ohne unnötige Hürden tätig werden kann.

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